令和元年度第2回春日井市情報公開・個人情報保護審査会議事録
1 開催日時
令和元年11月7日(木曜日) 午前10時30分～午前11時30分
2 開催場所
春日井市役所北館3階 行政委員会室
3 出席者
【委員】
会長 尾関 栄作
委員 高松 淳也
委員 富田 隆司
委員 森 幸子
委員 金井 幸子
【事務局】
総務部長 長谷川 透
総務課長 三品 猛史
総務課課長補佐 高橋 啓明
総務課文書担当主査 山田 庸介
総務課文書担当主事 土屋 岳陽
【実施機関】
市民課課長補佐 梶田 定良
市民課住民登録担当主査 二村 直人
市民税課長 前原 敦
市民税課個人市民税担当主査 古川 絵理
市民税課個人市民税担当主任 石原 靖識
情報システム課課長補佐 平 清作
情報システム課情報企画担当主査 渡辺 誠
情報システム課システム担当主査 梅村 沙織
【傍聴者】
0名
4 議題
3.特定個人情報保護評価の再実施に係る第三者点検について(諮問第65号)
4.その他
なお、議題1及び議題2並びにそれぞれに関する会議資料及び議事内容については、春日井市情報公開・個人情報保護審査会条例第2条第1項に規定する調査審議であるため、同条例第12条の規定により公開しません。
5 会議資料
6 議事内容
(3) 特定個人情報保護評価の再実施に係る第三者点検について(諮問第65号)
【尾関会長】 それでは、議題3「特定個人情報保護評価の再実施に係る第三者点検(諮問第65号)」について事務局から説明をお願いします。
【事務局高橋】 議題3の会議については、情報公開・個人情報保護審査会条例第2条第2項の調査審議に該当するため、公開となる。
本日の傍聴者は、0名である。また、ここからの会議の内容は、市ホームページに掲載する。
個人情報保護に関する重要な事項の審議は、「特定個人情報保護評価の再実施に係る第三者点検」を行う。本事案について、対象となる特定個人情報保護評価は、住民基本台帳に関する事務と市民税(個人)事務の2件となる。また、実施機関は、春日井市長となる。事務を所管する課は、住民基本台帳に関する事務に関しては、市民生活部市民課、市民税(個人)事務に関しては、財政部市民税課となる。また、システム部門である総務部情報システム課も同席する。
第三者点検について、まず始めに実施機関から、特定個人情報保護評価書に基づき説明させる。実施機関からの説明後、評価書に係る質疑応答を踏まえ、評価書に対する審議をお願いしたい。
【尾関会長】 ありがとうございます。続いて、審議の概要について、事務局から説明をお願いします。
【事務局山田】 (資料に基づき説明)
【尾関会長】 ありがとうございます。事務局の説明に対し意見をいただきたい。
【高松委員】 主に状況変更への実施機関の対応についてチェックするということか。
【事務局山田】 5年前の第三者点検で評価書の全体について点検しているため、今回もう一度全体を点検するよりは、状況が変更した点についてまず審議いただき、その後全体で気になる点があれば、さらに審議いただければと思う。
【尾関会長】 ほかに質問がなければ、住民基本台帳に関する事務に係る特定個人情報保護評価書について、実施機関の説明を行う。
【尾関会長】 それでは、実施機関の説明を行う。私は、会長の尾関です。各委員は名札のとおりです。まず、実施機関から特定個人情報保護評価書の内容について説明していただき、その後で、各委員からの質問に時間を取りたい。
【実施機関二村】 市民課で実施している特定個人情報を取り扱う事務の概要、平成26年度に実施した第三者点検以降の特定個人情報保護評価書の主な変更項目及び特定個人情報保護評価の再実施に係る特定個人情報保護評価書の策定経過について、順番に説明する。
まず初めに、市民課で実施している、特定個人情報を取り扱う事務の概要について説明する。
審査会資料の43ページを御覧ください。
同ページに記載のあるとおり、市民課においては、住民基本台帳法及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律いわゆるマイナンバー法により、特定個人情報ファイルを取り扱う事務として、「住民基本台帳に関する事務」を実施している。
当該事務の内容としては、「2.事務の内容」の行内に記載のある1.から11.までが主たる事務となっている。
続いて、審査会資料の47ページを御覧ください。
同ページに記載のあるとおり、住民基本台帳に関する事務においては、3種類の特定個人情報ファイルを取り扱っており、それぞれの用途及び名称については、住民基本台帳法及びマイナンバー法に定める特定個人情報を記録し、市民課において保有するための「住民基本台帳ファイル」、住民の氏名、性別、生年月日、住所等に変更があった場合に、当該変更に係る情報を住民基本台帳ネットワークシステムに対して送信するために使用する「本人確認情報ファイル」及びマイナンバー法により発行される通知カード及び個人番号カードの送付先情報等を個人番号カード管理システムに対して送信するために使用する「送付先情報ファイル」となる。
当該3種類の特定個人情報データの流れについては、審査会資料49ページ及び108ページに図示しているので、併せて御覧ください。
住民基本台帳ファイルについては、図内左上の既存住基システム内で保管され、図内下部の既存住基システム端末によって照会等を行うものである。
次に、本人確認ファイルについては、住民基本台帳ファイルで保有する特定個人情報を基に、市町村CSで作成し、都道府県サーバーを通して全国サーバーに送信されるものである。
最後に、送付先情報ファイルについては、市町村CSで保有している特定個人情報を基に作成し、右側の個人番号カード管理システムするものである。
続いて、平成26年度に実施した第三者点検以降の特定個人情報保護評価書の主な変更項目について説明する。
平成26年度に実施した第三者点検以降の特定個人情報保護評価書の変更項目としては、主に3点ある。
まず1点目については、「春日井市における個人情報の取扱いに関する指針」の策定による、自己点検、監査及び研修に係る規定の追加である。当該規定については、審査会資料の131ページに記載した。
次に2点目については、平成29年11月から本格運用の始まった情報提供ネットワークシステムを利用した情報連携について、運用開始後以降に整備された法令の規定の追加である。当該規定については、審査会資料の48ページと57ページから98ページまでと104ページに記載した。
続いて、審査会資料の40ページを御覧ください。
最後の3点目については、審査会資料同ページに記載のあるとおり、国の事業について、不適切な事案が発生したため、本市においては、従前から委託や再委託について、適切に管理と監督を行ってきたところではあるが、特定個人情報保護評価書内に「個人情報保護の遵守状況について報告を求める規定」と「委託先に対する実地の監査等を行う規定」を明記したものである。当該規定については、審査会資料の102ページと103ページに記載した。
続いて、審査会資料の49ページを御覧ください。
市民課では、図内左下に記載のある、「1－2.入力」の業務と各システムの運用保守業務において、委託又は再委託の許諾を行っている。
最後に、本年度実施した、特定個人情報保護評価の再実施に係る策定の経過については、再実施を求める法令の趣旨に鑑み、従前の評価書の内容の踏襲とならないよう、全ての項目について、改めて評価を行った。
従前の評価書からの変更点については、審査会資料135ページから記載してあるとおり、言葉の言い回しの修正といった軽微な修正から、根拠法令の追加等の法改正に対応する修正まで多岐に渡り評価の見直しを行った。
以上、市民課で実施している、特定個人情報を取り扱う事務の概要、平成26年度に実施した第三者点検以降の特定個人情報保護評価書の主な変更項目及び特定個人情報保護評価の再実施に係る特定個人情報保護評価書の策定経過について説明した。
【尾関会長】 ありがとうございました。各委員から、質問や意見をお願いします。
【高松委員】 国で再委託に関する不適切な事例が発生したということだが、春日井市で万が一そうした事例が発生した時の手続きについて、教えてほしい。
【実施機関二村】 制度化されているわけではないが、契約書中で、不適切な事案が発生した場合に、損害賠償を求めたり、契約を解除する規定があったりするため、当該規定に基づいた対応を行うことになる。
しかし、そうした事例が発生しないよう全力で対応していく。
【富田委員】 春日井市では、この5年間でそうした個人情報について事故はなかったか。
【実施機関二村】 国税庁のような、無断で再委託をしていた事例はない。
【富田委員】 事務の細かい点で、もっと改善した方がいいという点はあったか。
【実施機関二村】 委託事務中細かい点で改善点があった場合は、契約書に反映している。
【富田委員】 再委託に関する点だけではなく、全体的に事故、不適切あるいは改善点はあったか。
【実施機関二村】 ここで報告するような事例は発生していない認識である。
【富田委員】 そうすると、前回の点検から変更となった点は、字句の修正を除いては、先ほど説明のあった3点に限られるということか。
【実施機関二村】 大きな変更点としてはこの3点である。その他コンビニ交付サービスが開始したため、その記載は追加している。
【尾関会長】 全体を通して、何か意見はあるか。ないようであれば、住民基本台帳に関する事務の特定個人情報保護評価書の第三者点検については、全項目評価書の内容を適合性及び妥当性の観点から審査した結果、その記載は保護評価指針に定める実施手続等に適合し、保護評価の目的等に照らし妥当であるとしてよろしいか。
【尾関会長】 以上で、住民基本台帳に関する事務の特定個人情報保護評価書の第三者点検を終了する。続いて、市民税(個人)事務に係る特定個人情報保護評価書について、実施機関の説明を行う。
【尾関会長】 それでは、実施機関の説明を行う。私は、会長の尾関です。各委員は名札のとおりです。まず、実施機関から特定個人情報保護評価書の内容について説明していただき、その後で、各委員からの質問に時間を取りたい。
【実施機関古川】 それでは、市民税課業務における特定個人情報保護評価書の説明をする。
152ページを御覧ください。
評価書名が「市民税(個人)事務 全項目評価書」となる。市民税課の業務は、地方税法に基づき、市民各個人の前年中の所得や所得控除を基に市民税額を計算し、決定した税額を通知することが一番の中心業務となる。その際の課税資料である、確定申告書や給与・年金の支払報告書に個人番号が付されているため、特定個人情報ファイルを取り扱う事務となる。市民税課業務での特定個人情報の対象者は、住民票の有無にかかわらず、1月1日現在に市内に居住している方が対象となる。対象者が30万人を超えることから、特定個人情報保護評価の「全項目評価」を実施するものである。
次に、事務における特定個人情報の流れを説明する。
159ページを御覧ください。
事務の内容を図示している。市民税課は、図の真ん中「市県民税システム」と記載してあるところに位置する。市民税課業務は、市民税課に提出される様々な課税資料が誰のものであるか特定して名寄せし、それらの課税資料から該当者の前年中の所得や所得控除を計算し、個人の市民税を決定して通知する。
様々な課税資料というのは、図の一番上に記載されている住民や各機関から市民税課へ提出されるもので、申告書や給与支払報告書、年金支払報告書等がある。これらの資料に個人番号が記載されて提出されることとなる。市民税課では、これらの課税資料を基に市民税の年税額を決定する。
年税額を決定するに当たっての各個人の所得や所得控除、扶養情報、給与支払者などは「市県民税課税台帳ファイル」として管理するので、個人番号と紐づくことで特定個人情報ファイルとなる。
また、市民税の決定内容は、税額決定通知書に記載する以外にも、多くの制度で利用されていることから、市民税情報を必要とする事務・機関へ、情報の提供や移転を行う。この流れは、図の一番下の情報提供ネットワークシステム又はその右側の他課として表されている。154ページに戻るが、今説明した内容が1の2. 事務の内容として記載してある。
続いて、評価書に業務で使用するシステムについて記載しているが、154ページから157ページまでに記載した6つのシステムとなる。
市民税業務を行うメインのシステムのほか、課税資料の提出や決定した税額を通知するためのシステム、他機関に課税情報を提供するための情報を格納したり、格納されている情報を市民税課が取得したりするシステム等がある。これらのシステムは、専用線を用いることでセキュリティを確保している。使用者は、ログインIDやパスワード、手のひらの静脈認証等により制御されている。
次に、158ページを御覧ください。
「6.情報提供ネットワークシステムによる情報連携」は、平成29年から運用が開始された。運用開始以降も法令が順次整備されており、それに伴って、2.「法令上の根拠」を追加している。
次に164ページを御覧ください。
「5.特定個人情報の提供・移転」については、他機関への提供先として63件、庁内の他の部署への移転先として30件を記載している。
次に207ページの「特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク対策」を御覧ください。
これまでの内容で、特定個人情報ファイルを取り扱う事務の内容やそこに介在するシステム、特定個人情報の提供先等を整理したので、それらについてどのようなリスクがあるのかを明確にし、その対策を記載している。
これらのリスクのうち、システムに関するものについては、基本的にはシステムによりリスク回避を行う。ただし、人が介在することによるリスクについては、システム変更だけでは防ぎきれないものであることから、システムへのアクセスログを管理することで、不正な使用の抑止力としている。
特に、委託や再委託の取扱いについては、従前から適切な監督を行っていたところだが、国税庁における不適切な事案の発生を受け、契約書において、「個人情報保護の遵守状況について報告を求める規定」や「委託先に対する実地の監査等を行う規定」を明記した。
また、委託業者との契約、協定の中で適正な管理を定め、確実な履行を確認することなどで対策を行う。
次に217ページには「その他のリスク対策」を記載している。
「春日井市における個人情報の取扱いに関する指針」の策定に伴い、217ページにあるとおり、自己点検、監査及び研修について記載している。所得情報等は、個人情報の中でも特に取扱いに注意を要する情報なので、その取扱いには慎重を期しており、また職員1人1人についてもそのような意識を持っている。職員に対する教育・啓発は、機会を捉え、その情報の取扱いにおける意識向上を図っておりますが、特に個人のプライバシー保護については、職員がより意識を高められるよう、一層の教育啓発に努めていきたいと考えている。
最後に218ページに情報開示の請求先や問い合わせ先、219ページに評価実施手続を記載している。
以上、市民税課の市民税(個人)事務における評価書の概要を説明した。
【尾関会長】 ありがとうございました。各委員から、質問や意見をお願いします。
【高松委員】 国で再委託に関する不適切な事例が発生したということだが、春日井市で万が一そうした事例が発生した時の手続きについて、教えてほしい。
【実施機関前原】 リスクを防ぐための対策は取っているが、実際に漏えいした時の手順について具体的に定めたものはないため、今後作成したい。
【尾関会長】 委託契約を締結する際に、再委託禁止条項や損害賠償についての規定はないのか。
【実施機関前原】 そういった規定はある。契約違反があった場合は、これらの規定を適用することになる。
【富田委員】 職員の研修について、年1回以上行うと記載されているが、実際は何回行っているか。
【実施機関前原】 情報セキュリティに関する研修は、年1回年末に行っている。前段階として、6月に課税事務について2回研修を行っている。また確定申告の前にもおこなっているため、少なくとも年4回は行っている。
【富田委員】 春日井市では、指針の策定や国における再委託の不適切事例以外で改善点や評価書の記載が変わったことはあったか。
【実施機関古川】 法令が変わったことで追記をしたり、表現を修正したりした。また、委託契約書中、個人情報保護の遵守状況について報告を求める規定や委託先に対する実地の監査等を行う規定を追加した。
【富田委員】 制度が変わったり、事故があったりした点を評価書に記載するのは、ある意味当たり前であるので、日々の業務の中で気が付いた改善点があれば反映していってほしい。前回の評価書もきちんとしたものだったので必ず必要なものではなく、今記載されていることに全く問題はないと思う。
【尾関会長】 今の指摘は、審査会として意見した方がいいという趣旨か。
【富田委員】 そういうわけではない。先ほどした質問の趣旨を伝えただけである。
【尾関会長】 その他、何か意見はあるか。ないようであれば、市民税(個人)事務の特定個人情報保護評価書の第三者点検については、全項目評価書の内容を適合性及び妥当性の観点から審査した結果、その記載は保護評価指針に定める実施手続等に適合し、保護評価の目的等に照らし妥当であるとしてよろしいか。
【尾関会長】 ありがとうございました。以上で、市民税(個人)事務の特定個人情報保護評価書の第三者点検を終了する。
(4) その他
【事務局高橋】 議題4として、今後の予定を確認させていただく。今回の第三者点検については、審議の結果を踏まえて、答申書を作成し、各委員に確認していただいた後、実施機関に送付する。なお、点検結果は評価書に記載されることになる。
今後の審査会日程は次のとおりである。
第3回 12月19日 午前9時30分～
第4回 1月20日 午前9時30分～
第5回 3月4日 午前9時30分～
【尾関会長】 何か質問などがなければ、これで審議は終了とする。
上記のとおり、第2回春日井市情報公開・個人情報保護審査会の議事の経過及びその結果を明確にするためにこの議事録を作成し、会長及びあらかじめ指定する委員が署名する。
令和元年12月19日
会長 尾関 栄作
委員 高松 淳也
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