春日井市情報公開・個人情報保護審査会答申(諮問第6号)
第1 審査会の結論
「無効となった○年○月○日付戒告処分に関する現存文書(全て)」の訂正請求につき、春日井市教育委員会(以下「市教育委員会」という。)が特定した「欠勤の速報について、欠勤について(報告)、非違行為について(報告)、教員の処分について(内申)、教員の懲戒処分について(通知)、懲戒処分の内申について(回答)」(以下「本件対象文書」という。)に記載された保有個人情報(以下「本件保有個人情報」という。)を不訂正とした決定は妥当ではないので、諮問実施機関は、別表のとおり訂正すべきである。
第2 異議申立人の主張の要旨
- 異議申立ての趣旨
本件異議申立ての趣旨は、春日井市個人情報保護条例(平成14年春日井市条例第41号。以下「条例」という。)第29条に基づく本件保有個人情報の訂正請求に対し、平成18年2月24日付け17春教学第990号により市教育委員会が行った個人情報不訂正決定を取り消し、当該保有個人情報の訂正を求めるというものである。 - 異議申立ての理由
異議申立人が主張する異議申立ての主たる理由は、異議申立書及び意見書並びに口頭意見陳述の結果によると、おおむね次のとおりである。
(1) 不当利得返還請求事件において、司法は「原告(＝申立人)は、○月○日○○校長の有効な承認の下で研修を行ったものと認められる。」との判断を示した(平成○年○月○日判決確定)。
また、懲戒処分無効確認等請求事件において、司法は「本件処分事実(＝欠勤)が存在するとした愛知県教育委員会の認定が誤認であることは、本件戒告処分の当初から外形上客観的に明白であったということができる。そして、本件処分事実は存在しないにもかかわらずに行われた本件戒告処分の違法の程度は重大といわざるを得ない。」として「本件処分は無効というべきである。」との判断を示した(平成○年○月○日判決確定)。 上記司法判断により、異議申立人の受けた「欠勤処理」及び「戒告処分」は、違法・無効、事実無根であることが明らかにされたにもかかわらず異議申立人の個人情報を訂正することなく保有している。
(2) 訴訟によって、異議申立人に「欠勤」の事実はなく、「戒告処分」が無効であることが明らかになったことにより、市教育委員会には、条例第8条に規定する「保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するように努めなければならない」義務が生じた。しかし、異議申立人が平成17年8月18日付けで行った個人情報開示請求によって、市教育委員会が条例第8条に従うことなく異議申立人の個人情報に何らの訂正も行わず放置していたことが明らかとなった。
(3) 異議申立人は、平成17年12月28日に条例第28条に基づき市教育委員会に対し訂正請求を行った。しかし、市教育委員会は、条例第30条により保有個人情報の訂正義務が生じたにもかかわらず、平成18年2月24日に「訂正すべき事実はない」と具体的理由を示すことなく不訂正を決定した。これは、条例第30条の保有個人情報の訂正義務に違反するものであるとともに、個人情報を保有する実施機関としての誠実な対応を欠くものである。更に、個人情報を適正に取り扱うことによって、「個人の権利利益を保護する」という条例の目的(第1条)を全くないがしろにするものである。
(4) よって、市教育委員会は、条例に従って異議申立人の権利利益を保護し、異議申立人に対する不名誉な取扱いを正すため、即刻異議申立人の訂正請求に応ずるべきである。
第3 諮問実施機関の説明の要旨
諮問実施機関の説明を総合すると、本件保有個人情報を不訂正とした理由は、おおむね次のとおりである。
- 教職員の人事に関する事務について
市町村立学校職員給与負担法(昭和23年法律第135号)第1条及び第2条に規定する教職員(以下「県費負担教職員」という。)の任命権は、地方教育行政の組織及び運用に関する法律(昭和31年法律第162号。以下「地教行法」という。)第37条により、都道府県教育委員会に属するとされている。
この任命権には、単なる任命の権限だけでなく、任用、免職、休職、懲戒、給与の決定等身分上の事項の一切を含むこととされている(地方公務員法(昭和25年法律第162号)第6条第1項)。ただし、県費負担教職員は所属する市町村の職員であることから、地教行法第43条により、服務監督権は市町村教育委員会が行うこととされている。また、任免その他の進退については、同法第38条により、市町村教育委員会に内申権が認められており、都道府県教育委員会は、その内申を待って、任命権を行使することとなっている。
以上のことから、県費負担教職員が服務上問題のある行為をした場合には、都道府県教育委員会が、その行為が懲戒処分の対象かどうかを調査、判断し、懲戒処分を行うほか、市町村教育委員会が都道府県の判断を踏まえて、服務上の措置を行う。 - 本件保有個人情報について
本件保有個人情報は、地教行法第38条の規定に基づき作成された文書に記載された保有個人情報で、平成○年○月○日の異議申立人の非違行為に対する処分に関するもので、以下の文書により構成されている。
(1) 欠勤の速報について
平成○年○月○日、速報で「欠勤があった」ことを愛知県教育委員会(以下「県教育委員会」という。)へ報告する。
(2) 欠勤について(報告)
平成○年○月○日、「欠勤があった」ことを県教育委員会へ報告する。
(3) 非違行為について(報告)
平成○年○月○日、校長意見書をつけて、非違行為報告書を県教育委員会へ提出する。
(4) 教員の処分について(内申)
平成○年○月○日、意見書をつけて県教育委員会へ処分についての内申を提出する。
(5) 教員の懲戒処分について(通知)
平成○年○月○日、県教育委員会から処分についての通知が来る。
(6) 懲戒処分の内申について(回答)
平成○年○月○日、県教育委員会から、市教育委員会の議決を経たかどうかの問い合わせに対して「議決を経ていない」との回答をする。 - 不訂正とした理由について
(1) 条例第30条は、訂正請求について、利用目的の達成に必要な範囲内での訂正を義務づけるものである。
訂正請求権制度のねらいは、保有個人情報の内容の正確性を向上させることにより、誤った個人情報の利用に基づき誤った評価・判断が行われ、本人が不測の被害を受けることを防止しようとするものである。
(2) 利用目的に照らし、最新の状態に変更することを要しない保有個人情報について、現在の事実に基づき訂正を求められた場合には、訂正義務は生じないものである。
(3) 本件対象文書は、地教行法第38条の規定に基づき作成された文書で、平成○年○月○日の異議申立人の非違行為(以下「本件対象事件」という。)に対する処分に関するものであって、既に県教育委員会への報告やその伺いとしての目的を達成して、利用目的は終了している。
本件対象事件の欠勤及び処分については、裁判でその無効が確認されており、本件保有個人情報が今後利用されることはないため、本人に不利益が及ぶことはない。
(4) 確かに、裁判において、欠勤や処分は無効であることが確認されている。しかし、以上の理由により本件保有個人情報については、利用目的の達成に必要な範囲内で訂正する事実はないので、訂正の必要はないと考えられる。
(5) なお、欠勤の事実を記載した「出勤簿」や「欠勤簿」、処分の事実を記載した「履歴書」については、その利用目的から、判決確定後に訂正がされている。また「研修承認簿」についても訂正がされている。
第4 調査審議の経過
審査会は、本件異議申立てについて、以下のとおり調査審議を行った。
- 平成18年 2 月24日 不訂正決定の通知をした日
- 平成18年 4 月24日 異議申立てのあった日
- 平成18年 5 月 1日 諮問のあった日
- 平成18年 6 月26日 異議申立人、諮問実施機関から意見書を収受
- 平成18年 7 月18日 異議申立人から意見書を収受
- 平成18年 8 月 1 日 諮問、異議申立人の口頭意見陳述、諮問実施機関の説明
- 平成18年 8 月16日 審議
- 平成18年 9 月15日 審議
第5 審査会の判断の理由
- 異議申立てに至る経緯について
(1) 平成○年○月○日、当時春日井市立○○小学校に勤務していた異議申立人が日直勤務を行わなかったことに対して、学校長はこれを欠勤として処理し、この報告を受けた市教育委員会は、同年○月○日に県教育委員会へ速報として報告した。さらに同年○月○日、市教育委員会は、県教育委員会へ事件の詳細を報告した。
(2) 平成○年○月○日、市教育委員会は、校長意見書を付して非違行為報告書を県教育委員会へ提出した。
(3) 平成○年○月○日、市教育委員会は、地教行法第38条に基づき、欠勤については戒告処分が妥当とする内申を県教育委員会に対して行った。
(4) 平成○年○月○日、県教育委員会は、異議申立人に対して、地方公務員法第29条により戒告処分を発令した。
(5) 異議申立人は、平成○年○月○日は学校長の適法な承認の下で研修を行ったものであると主張し、勤勉手当の減額分の支払い並びに返還させられた給与及び調整手当の返還を求めて名古屋地方裁判所に訴訟を提起した(平成○年(○)第○号不当利得返還請求事件(以下「本件訴訟事件1」という。))。
名古屋地方裁判所は、平成○年○月○日、異議申立人の主張を認め、手当等の支払を命ずる判決を下した。これに対し、被告である愛知県は、判決を不服として名古屋高等裁判所へ控訴した(平成○年(○)第○号不当利得返還請求控訴事件)が、控訴は棄却された(平成○年○月○日判決言渡)。
控訴審判決に対して上告はなされず、これにより、異議申立人は平成○年○月○日には学校長の適法な承認の下で研修を行ったもので、欠勤はなかったとする事実認定に基づく判決が確定した。
(6) さらに、異議申立人は、県教育委員会が異議申立人に対して平成○年○月○日に発令した戒告処分(以下「本件懲戒処分」という。)の無効確認を求める訴訟を名古屋地方裁判所に提起した(平成○年(○)第○号懲戒処分無効確認等請求事件(以下「本件訴訟事件2」という。))。
名古屋地方裁判所は、平成○年○月○日、異議申立人の主張を認め、本件懲戒処分が無効であることを確認する判決を言い渡した。同判決に対しては控訴がなされず、これにより本件懲戒処分の無効を確認する判決が確定した。
(7) 平成○年○月○日、本件訴訟事件1及び本件訴訟事件2の判決を受け、県教育委員会は市教育委員会に対し、「出勤簿」、「欠勤簿」、「研修承認簿」、「履歴書」(以下「出勤簿等」という。)を訂正するよう通知し、これを受けて出勤簿等を保有する学校長は、訂正処理を行った。
(8) 平成17年8月18日、異議申立人は、条例第15条の規定に基づき、「無効となった○年○月○日付戒告処分に関する現存文書(全て)」の開示請求を行ったところ、市教育委員会は、平成17年9月29日付けで個人情報開示決定及び一部開示決定をした。
(9) 平成17年12月28日、異議申立人は、上記(8)により開示決定を受けた公文書に記載のある「欠勤」、「戒告処分」は、本件訴訟事件1及び本件訴訟事件2により事実に反するものであることが確認されていることから、条例第28条の規定に基づき訂正請求を行ったところ、市教育委員会は、平成18年2月24日付けで「訂正すべき事実はない」として個人情報不訂正決定をした。
(10) 平成18年4月24日、異議申立人は、上記(9)の不訂正決定を不服として、市教育委員会に対して行政不服審査法による異議申立てを行った。 - 本件訂正請求について
本件訂正請求は、個人情報訂正請求書によると、市教育委員会が平成17年9月29日付け17春教学第429号で開示決定を行い開示した保有個人情報のうち、異議申立人に係る「無効となった○年○月○日付戒告処分に関する現存文書(全て)」について、本件懲戒処分の無効が確定したにもかかわらず、本件保有個人情報が記載された本件対象文書にはその旨が記載されずに保存されており、請求者の名誉が傷つけられたままとなっていることに対し、訂正を求めたものである。
異議申立人が訂正を求める内容は、本件対象文書中、「欠勤」及び「戒告処分」と記載された部分のすべてについて、「欠勤」及び「戒告処分」は無効であり、誤りであった旨の記載をすることである。 - 訂正の要否について
(1) 条例第30条は、訂正請求に対する実施機関の訂正義務を明らかにするものであり、訂正請求に理由があると認めるときは、実施機関が利用目的の達成に必要な範囲内で当該保有個人情報の訂正をしなければならないことを定めている。
この点、「欠勤」の事実がなかったこと、及び、「戒告処分」が無効であったことについては、本件訴訟事件1及び本件訴訟事件2の判決により確定しており、諮問実施機関も本件保有個人情報が事実でないことは認めている。
しかし、諮問実施機関は、本件保有個人情報については、既にその利用目的を達成、終了しており、しかも今後利用されることはなく、誤った事実に基づいて異議申立人の権利利益を侵害するおそれはないとの理由から、当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で訂正する事実はなく、訂正の必要はないとして、不訂正決定を行っている。
そこで、当審査会は、かかる諮問実施機関の主張の当否について検討し、不訂正決定の妥当性を判断するものとする。
(2) 本件保有個人情報の本来的な利用目的は、市教育委員会が異議申立人の欠勤という非違行為に関して県教育委員会に報告すること及び当該非違行為に関して戒告処分が妥当であると県教育委員会に内申すること等であり、当該利用目的に関して言えば、既に達成されていると考えられなくもない。
もっとも、個人情報保護制度は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有することを禁じており(条例第3条)、利用目的が達成され、今後利用されることのない保有個人情報については、可能な限り削除すべきことが要請されていると解される。したがって、この点からすれば、本件対象文書は速やかに削除されるべきである。
しかし他方で、公文書は、その文書の重要性等により保存年限が定められており、本件対象文書についても、春日井市文書取扱規程(平成13年春日井市訓令第4号)により、10年間保存することとされている。同規程所定の保存年限が当該文書の本来の利用目的の終期に一致しているということは稀であり、公文書については、本来予定していた利用目的を終えた後も一定の期間は保存し続けることが要請されているのである。
これは、公文書の保存が、行政機関の決定した意思を保存し、行政の継続性や安定性を確保していくために欠かせないものであって、過去の事務処理の証拠とするとともに、過去の意思決定の内容を将来発生する事案の意思決定の際の参考として活用し、もって行政事務の円滑で能率的な運営を図っていくために必要であるからである。
このことからすれば、本来の利用目的が終了してから保存年限が経過するまでの間において、当該文書上の情報の利用目的が全く無に帰していると解することはできない。本件対象文書のような種類の文書についても、過去に発生した非違行為や懲戒処分の種類、状況、件数等を把握したり、特定個人の過去の履歴を確認するといったように利用することが考えられるものである。
(3) 条例第30条が、「利用目的の達成に必要な範囲内で」当該保有個人情報の訂正を要する旨を定めているのは、保有個人情報の利用目的によっては、(a)過去の一定時点の事実のみで足りる場合、(b)現在の事実のみを必要とする場合、(c)過去の事実と現在の事実の両者を必要とする場合があり得ることから、それぞれの利用目的に応じて、その必要な範囲内で正確性を確保する必要があるためである。
本件対象文書上の「欠勤」「戒告処分」の記載は、現在においても過去(作成時点)においても誤った事実の記載である。それ故、同条に基づく諮問実施機関の訂正義務を否定すべき理由はない。
殊に、本件対象文書は、諮問実施機関の説明によれば、本件訴訟事件1及び本件訴訟事件2の判決文等、本件対象文書上の情報が誤りであることを示す文書とは別のファイルに綴られているとのことである。そうであるならば、人事異動等により公文書の管理者、利用者が交代していった場合、保存されている情報が最新かつ正確な情報だと認識して利用される可能性は現実的にも存在すると考えられる。
(4) したがって、本件保有個人情報については、条例第30条の保有個人情報を訂正すべき場合に該当すると認められる。 - 結論
以上のことから、本件保有個人情報については、上記第1記載の審査会の結論のとおり判断した。 - 附帯意見
当審査会は、本答申に関連して、次の2点につき附帯意見を述べる。
(1) 春日井市個人情報保護条例の目的は、市政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することにある。そして、この目的を実質的に確保するため、実施機関には、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努める努力義務が課せられている。
もとより、行政機関が保有する個人情報である以上、正確かつ最新であることは当然のことであり、当該保有個人情報を訂正しないとするこ とについて、特段の積極的な理由がなく、行政事務の運営に著しい支障が生じると考えられない場合は、実施機関は、訂正請求を待つまでもなく、保有個人情報の誤りが判明した時点において、その裁量によって自主的に訂正を行い、情報の正確性を確保することが望まれる。こうしたことが、ひいては個人情報保護に係る行政への信頼性の確保に資するものであると考えられることから、実施機関においては、適正に対応することが求められる。
(2) 訂正請求に対し不訂正の決定を行う場合には、実施機関は、春日井市行政手続条例(平成8年春日井市条例第37号)第8条第1項の規定に基づき、訂正請求者に対し、必要にして十分な拒否理由を示す必要がある。
しかるに、本件訂正請求に対しては、不訂正決定通知書上、「訂正しないこととした理由」として、「訂正すべき事実はない。」との記述がなされているのみである。
かかる記述は、不訂正の理由を示したものとして簡略に過ぎるばかりか、当審査会における諮問実施機関の説明とも整合しない。
実施機関が不訂正ないし一部訂正の決定を行う場合には、訂正請求者が訂正拒否の理由を理解し、不服申立ての要否を判断し得る程度に、理由を具体的に記述することが望まれる。
第6 答申に関与した委員
小林武、昇秀樹、異相武憲、堀口久、鵜飼光子
| 公文書の名称 | 訂正内容及び方法 |
|---|---|
| 欠勤の速報について 欠勤について(報告) 非違行為について(報告) |
当該決裁文書に係る対象文書を特定の上、当該決裁文書上に、「欠勤の事実は存在せず、本決裁は無効である。」旨の追記を行う。 |
| 教員の処分について(内申) | 当該決裁文書に係る対象文書を特定の上、当該決裁文書上に、「欠勤及び戒告処分の事実は存在せず、本決裁は無効である。」旨の追記を行う。 |
| 懲戒処分の内申について(回答) | 当該決裁文書に係る対象文書を特定の上、当該決裁文書上に、「本決裁に係る欠勤及び戒告処分の事実は存在しない。」旨の追記を行う。 |
| 教員の懲戒処分について(通知) | 当該通知文書に係る対象文書を特定の上、当該通知文書上に、「欠勤及び戒告処分の事実は存在せず、本通知文書は無効である。」旨の追記を行う。 |
(注)答申の原本では丸付き数字を使用していますが、HTML版では括弧付き英数字(a)で表示しています。